Login WinKAS ProLogin WinKAS AirHent TeamViewer
Kommuneløsning
WinKAS Air
Support
Om os
Nyheder
Kontakt os
Developer network
TeamViewer
BOOKINGSYSTEM

Hold styr på dine ressourcer med
bookingsystemet

Bookingnotifikation
Konflikthåndtering
Fakturering
Ansøgningssystem

Book alt i Winkas – lokaler, haller,
udendørsanlæg, shelters, torvet i gågaden,
kommunens køretøjer m.m.

WinKAS Pro indeholder et meget avanceret bookingsystem, som benyttes til at give det nødvendige
overblik over lokationer/ressourcer samt alle bookinger i en given periode. systemet indeholder en lang
række funktioner, som gør det muligt for brugere at finde ressourcer/faciliteter til forskellige formål. Der
kan bl.a. søges på anvendelse, navn, lokation.

Der tilbydes 3 typer bookinger.

- Enkelt booking (inkl. ansøgninger)

- Seriel booking (inkl. ansøgninger)

- Sæsonbooking:

Sæsonbooking er en serie af bookinger som ligges ind som en ansøgning til en administrator, med
efterfølgende godkendelse eller konflikthåndtering (om lokalet/hallen/banen, der eventuelt er blevet anmodet af flere forskellige foreninger).

Det er muligt at foretage alle bookingtyper fra kalenderen, samt via WinKAS online portal.

Booking systemet indeholder desuden mulighed for at gennemføre bookinger med gentagelser, således at flere dage kan bookes i samme arbejdsgang.

‍

Bookingsystem ———————

FUNKTIONER

01
/
04

Bookingnotifikation

Når en booking oprettes, rettes eller slettes,tilbyder systemet at sende en e-mail eller en smstil kontaktpersonen.
Bookingsystem ———————

FUNKTIONER

02
/
04

Konflikthåndtering

Konfliktsystemet advarer konstant brugeren, omhan/hun er ved at booke uden for åbningstider, konflikter med andrebookinger/ansøgninger/anmodninger.
Bookingsystem ———————

FUNKTIONER

03
/
04

Fakturering

Der dannes faktureringsgrundlag for bookinger i en periode, hvilket muliggørmassefakturering og kreditnotaer for annullerede bookinger.
Bookingsystem ———————

FUNKTIONER

04
/
04

Ansøgningssystem

Bookingløsningen indeholder også et ansøgningssystem, hvor foreninger kan opretteønsker til kommende sæsoner/perioder. Alle ansøgninger ligger samlet og klartil behandling.

DET HAR ALDRIG VÆRET
NEMMERE AT BOOKe
LOKALER OG HALLER.

FORDELE
VED WINKAS

Offentlige sider samt sider kuntilgængelige med login
Booking via kalender-layout
Mulighed for online betaling
”Mine bookinger”: Oversigt over foreningens bookinger
Lokationsoversigt
Vis kun relevantemenupunkter og sider forden enkelte forening/kontaktperson
Nyhedsbrev / blog
Foreningsliste med Googlemaps integration
Serviceadministrator har mulighed for at overvåge egen lokation og godkende bookinganmodninger

Bookingnotifikation

‍

Når en booking oprettes, rettes eller slettes, tilbyder systemet
at sende en e-mail eller en sms til kontaktpersonen for den
aktuelle forening.

Alle notifikationstekster kan defineres i eget kartotek, således
at disse kan genbruges.

‍

Konflikthåndtering

Som en del af bookingrutinerne for både enkelt – sæson
og seriel booking er der tilknyttet et konfliktsystem, som
hele tiden er aktiv ved oprettelse og rettelse af
bookinger.

Konfliktsystemet advarer konstant brugeren, om denne
er ved at booke uden for åbningstider, konflikter med
andre bookinger/ansøgninger/anmodninger.

Fakturering

Det er muligt at danne et faktureringsgrundlag for
samtlige bookinger for en given periode eller dagligt.
Faktureringsgrundlaget kan overføres via integration til
følgende kommunale ERP systemer:
OPUS
Prisme
ØS-Indsigt
‍
Det betyder, at det er muligt at lave massefakturering til
foreningerne via integrationen eller pr. udskrift eller email.
Hvis bookinger er blevet annulleret, danner
bookingsystemet automatisk en kreditnota for
bookingen, hvis den er blevet faktureret og kan ses på
faktureringsgrundlaget inden fakturering.

Fleksibelt prissystem med automatisk intervalpris
og gebyrhåndtering

Det er muligt at danne et faktureringsgrundlag for samtlige bookinger for en given periode eller dagligt.
Faktureringsgrundlaget kan overføres via integration til følgende kommunale ERP-systemer:

  • OPUS
  • Prisme
  • ØS-Indsigt

Det betyder, at det er muligt at lave massefakturering til foreningerne via integrationen eller pr. udskrift
eller e-mail.

Hvis bookinger er blevet annulleret, danner bookingsystemet automatisk en kreditnota for bookingen,
hvis den er blevet faktureret og kan ses på faktureringsgrundlaget inden fakturering.

Ansøgningssystem

Booking løsningen indeholder også et ansøgningssystem,
hvor foreninger kan oprette ønsker til kommende sæsoner/
perioder. Alle ansøgninger ligger samlet og klar til
behandling.
Ansøgningssystemet indeholder desuden et avanceret
konfliktstyringssystem, hvor det grafisk er muligt at flytte en
eller flere tider på tværs af forskellige lokationer og
ressourcer
Når alle ansøgninger er behandlet kan disse behandles i en
arbejdsgang og overføres til den kommende periode i
bookingsystemet.

Opsummering af bookingsystemets omfang

  • Lokaleadministration med mulighed for under-ressourcer i flere niveauer
  • Bookinganmodning og direkte booking af enkeltbooking/serielbooking
  • Sæsonansøgninger med tilhørende omfattende konflikthåndteringssystem
  • Mailkvitteringer med mulighed for at definere emne og sidehoved per bookingtype, samt speciel
    kvitteringstekst og signatur for den enkelte ressource.
  • Åbningsprofiler med mulighed for at differentiere på foreningstyper
  • Rekvisitter på ressource og lokationsniveau
  • Priser og kontonumre på ressourcer og rekvisitter med mulighed for at differentiere på foreningstyper
  • Rapporter og udtræk via foreningskartotek samt SQL rapportgenerator

API som understøtter:

  • Låsesystemer
  • Sensorsystemer (tæller antal personer i lokalet – •WebItall/Hallmonitor)
  • Lys- og varmesystemer
  • Eksterne bookingudbydere (Wannasport)

Udforsk også de øvrige moduler:

Tilskudsmodul
Booking
Onlineportal
Fritidspas
Integration
Mellemkommunal refusion

Markedets mest omfattende

SUPPORT-KONCEPT

Implementering

Vi investerer et væsentligt antal konsulenttimer på import og konvertering af data, opsætning af tilskud og opsætning af portal efter jeres ønske. Vi holder statusmøder hver 14. dag gennem hele implementeringsperioden.

Læs mere

Kontinuerlig hjælp og vejledninger

Vi tilbyder dansk telefonisk support til alle vores kunder. Uanset størrelsen på udfordringerne, er vi altid klar til at vejlede jer og finde hurtige og effektive løsninger, så I kan arbejde problemfrit i systemet. Vores supporttjeneste er uden ekstra omkostninger.

Læs mere
WinKAS A/S har siden 1995 været et aktivt udviklingshus og en stabil medspiller i foreningsverdenen. Med sine mange år på markedet har virksomheden en markant viden og forståelse for behov, trends og strømninger i branchen.

WinKAS salgs – og konsulenttjenester fungerer som satellitfunktioner, fordelt i forskellige regioner i Danmark for at dække behovet for nærkontakt.

Genveje

Vejle

WinKAS A/S
Innovations Allé 3
7100 Vejle
CVR.: 34083584‍

Frederikshavn

WinKAS A/S
Silovej 8
9900 Frederikshavn
+45 70 20 64 74
support@winkas.dk