Samarbejd med Jeres foreninger.
Det er ikke nogen hemmelighed at der er et tæt samarbejde mellem kommune og forening og dette især indenfor tilskudsstyring og booking af lokaler.
Det er heller ikke nogen hemmelighed at det kan være svært at kommunikere og at mails ofte forsvinder i mængden hos foreningerne og dette i sig selv kan give meget ekstra arbejde i længden.
WinKAS produkterne er derfor udviklet således at systemerne nu kan tale sammen og det kalder vi for et ”Digitalt-Samfund”. Det betyder at kommune system og foreningssystemet WinKAS Air kan kommunikere på en fælles platform.
Overordnet drejer det sig om, at binde IT-Systemer sammen, så vi får et tættere samarbejde mellem foreninger og kommune hvor udveksling af data bliver nemmere og hurtigere.
Fordelene er store og giver en masse fantastiske muligheder, hvor vi bl.a. kan nævne muligheder som:
- Automatisk tilmeldingssystem
- Information om frister/deadlines
- Internt chat og besked system
- Overførsel af nøgletal og regnskabsinformation
- Følge ”favorit” lokaler
Såfremt I ønsker at Jeres foreningers WinKAS Air-løsninger skal tilpasses jeres tilskudsordning, så vil vi meget gerne starte et projekt op med jer og få vurderes opgavens omfang.
Automatisk tilmeldingssystem
Når I som kommune har fået oprettet et gratis ”Digitalt-Samfund” hos WinKAS, så vil dette samfund bliver præsenteret på en liste hos alle foreninger som benytter WinKAS Air.
Når en forening ønsker at blive optaget i Kommune samfundet, så skal foreningen ansøge om dette og kommunen kan afvise eller bekræfte foreningen.
Hele processen er elektroniske og I kan afvise eller godkende en forening på et enkelt klik.
Information om frister/deadlines
Når kommunen udsender mails omkring puljer og deadlines for ansøgninger, så sker der ofte det, at mange foreninger ikke ser disse mails og de kommer for sent i ansøgningsprocessen eller kommunen skal bruge tid på at rykke foreningerne for at få det nødvendige materiale inden deadline.
I Kommune løsningen kan disse frister og deadlines oprettes og hvis en sådan markeres til at blive eksponeret, så vises denne på forsiden af foreningssystemet, således at foreningerne hele tiden kan følge med i denne information.
Intern chat og besked system.
Alle foreninger, som godkendes til samfundet bliver præsenteret i kommunens foreningsregister med et ekstra ikon, således at disse nemt kan genkendes i den store liste. Klikkes der på en forening i listen og der er behov for at give en besked eller bede foreningen om at kontakte kommunen, så kan dette gøres ved det indbyggede chat system.
Chat systemet går begge veje, hvilket betyder at foreningerne også kan sende beskeder til kommunen.
Denne form for kommunikation i et lukket miljø sikrer at beskeder ikke overses og hele tiden står fremme i systemet indtil at disse behandles.
Nøgletal og regnskabsinformation
I WinKAS Air systemet har foreningerne mulighed for at opsætte en eller flere standard formularer til at beregne de ønskede tal, som skal indrapporteres i forbindelse med en tilskudsansøgning. WinKAS Air systemet (Foreningen) trække selv oplysninger fra det kommunale system om hvilke data der skal indrapporteres.
Når foreningen har opsat de ønskede beregninger kan foreningen med et enkelt klik indrapportere nøgletal og regnskaber til kommunen.
Når kommunen kommer til udbetaling af tilskud til foreningerne, så kan udbetalingsdata overføres direkte til foreningerne, som blot ved et enkelt klik kan bogføre indbetalingen fra kommunen.
Følge ”favorit” lokaler
Foreningerne har via WinKAS Air systemet mulighed for at markere lokaler i kommunen som favoritter, hvilket betyder at de løbende kan følge med i belægningen herpå. Herved slipper kommunen for at skulle informere foreningerne omkring ledige tider og finde alternative lokaler.
Foreningssystemet kigger i kommuneløsningen og er derfor hele tiden opdateret med alle ændringer.
Fordele for kommunen
Først skal tidsbesparelsen nævnes, da de mange opfølgningsopgaver på foreningerne kan blive elimineret i et stort omfang. Der skal ikke bruges flere timer på at få fat på foreningerne, når alle deadlines bliver præsenteret på daglig basis og tiden der bruges på at finde telefonnumre etc på foreningsansvarlige forsvinder, når der nu blot kan sendes en hurtig chat besked.
Tiden der går med at finde ledige tider for foreningerne bliver også elimineret, da de selv kan følge med på daglig basis.
Kommunikationen som nu foregår internt bliver meget mere direkte og forsvinder ikke i mængden længere. Da denne kommunikationsform er lavet som chat bliver historikken mellem partnerne også gemt og vises i chatskærmen, hver gang denne åbnes.
