LandboUngdom, en forening med en næsten 100-årig historie, har formået at tilpasse sig og vokse med tiden. Med omkring 5200 medlemmer fordelt på 47 lokalforeninger landet over har de brug for en effektiv IT-løsning til at håndtere deres administrative arbejde og det stigende antal medlemmer.
Vi har haft lejlighed til at tale med Uffe Engsig, sekretariatschef hos LandboUngdom, om foreningens spændende digitaliseringsrejse: deres ønsker, behov, implementeringen af løsningen, fordelene og udfordringerne.
Uffe Engsig har været en del af foreningen i mere end to år. Med udgangspunkt i sine tidligere erfaringer i lignende foreninger og ungdomsorganisationer har Uffe i mange år været fortrolig med medlemssystemet WinKAS Pro og har dagligt anvendt det i sit arbejde.
For 2½ måned siden tog LandboUngdom dog springet og skiftede til WinKAS Air.
I denne case får du masser af inspiration til, hvordan WinKAS Air kan lette arbejdet for foreninger og åbne en verden af muligheder for digitalisering og automatisering. Opdag, hvordan LandboUngdom har navigeret gennem denne omfattende forandring og skabt et solidt fundament for deres fortsatte vækst og succes.
”Selvom vi kun har brugt WinKAS Air i 2½ måned, kan vi allerede se, at det har forenklet LandboUngdoms arbejdsprocesser. Dette kan vores bogholder også tydeligt mærke. Man får automatisk de nødvendige data, og det er meget mere intuitivt. Med et enkelt tryk på en knap får man de ønskede oplysninger.”
Uffe Engsig
Sekretariatschef hos LandboUngdom.
__________________________________________________________________
Foreningsverdenen er meget fragmenteret ift. størrelse, kompleksitet og behov, hvilket betyder, at der er mange forskellige krav, som et IT-system skal opfylde for at imødekomme alle.
Foreninger bruger IT-systemer til mange forskellige formål, herunder medlemshåndtering, opkrævning og bogføring. Der er en overflod af oplysninger, der skal håndteres, og store mængder af data, der skal deles på kryds og tværs samt fremlægges for revisorer. Digitalisering og automatisering fylder mere end nogensinde, og med indførelsen af den nye bogføringslov er det en uundgåelig proces for foreninger at tilpasse deres arbejdsgange til de nye krav.
Her kommer WinKAS Air og support til hjælp. Med mere end 20 års erfaring i foreningsverdenen har vi spillet en vigtig rolle i at digitalisere og effektivisere danske foreningers administrative arbejde. Vi tilpasser systemet til forskellige behov og sørger for, at vores løsning følger med det hastigt skiftende digitale landskab og relevante lovændringer.
_________________________________________________________________
LandboUngdom har sat sig nogle ambitiøse mål for digitalisering og automatisering af sine administrative arbejdsprocesser.
På den ene side ønsker LandboUngdom at skabe en brugeroplevelse, der er enkel og overskuelig for medlemmerne, så man kan imødekomme forskellige præferencer for tilmelding og kommunikation. Ved at tilbyde forskellige kanaler og metoder gør foreningen det let for medlemmerne at engagere sig og deltage aktivt.
Samtidigstræber LandboUngdom efter at lette arbejdsbyrden for sine konsulenter gennem digitalisering og automatisering af administrative opgaver. Ønsket var at implementere et værktøj, der er mere brugervenligt og intuitivt, hvilket vil gøre opkrævninger og bogføring mere effektivt og problemfrit for foreningens team af konsulenter.
I mange år har LandboUngdom benyttet sig af WinKAS Pro; et system, der imødekom foreningens behov med dets mange nyttige og skræddersyede funktioner. Som følge heraf var det ikke en øjeblikkelig beslutning at skifte til WinKAS Air. Dog er WinKAS Pro gradvist blevet en forældet løsning i takt med teknologiens udvikling.
”WinKAS Pro blev udviklet i en tid, hvor dokumenter primært blev sendt med posten og opbevaret i papirformat. Selvom WinKAS Pro havde alle de vigtige funktioner, som WinKAS Air tilbyder, er Air udviklet på en måde, der passer bedre til den moderne digitale verden med en række spændende nye funktioner,” forklarer Uffe Engsig.
”WinKAS Air er også meget mere mobil- og tabletvenligt, hvilket betyder, at man kan bruge det, når man er på farten – og det er en stor fordel,” siger sekretariatschefen.
Betalingsmetoder har også været en afgørende faktor for skiftet. MobilePay er en vigtig betalingsmetode i øjeblikket, som mange benytter, og den vil blive integreret i WinKAS Air inden længe.
Heldigvis var overgangen fra Pro til Air relativt problemfri, da mange af de tilpassede funktioner fra Pro blev overført til Air. Når vi spørger LandboUngdom om udfordringerne ved implementeringen, nævner de primært de interne processer og beslutninger:
”WinKAS Pro var et omfattende system, så det var en udfordring, at ikke alle medarbejdere i foreningen havde et fuldt overblik over, hvad de havde behov for at udvikle i WinKAS Air. Der var også gamle funktioner, der ikke længere var relevante. Derfor var det en fordel at rydde op i systemet.
Det er helt normalt at opleve disse udfordringer, når man opererer i den størrelse, vi gør. Der er mange beslutningstagere, og der skal træffes mange interne beslutninger. En udfordring har fx været, at vi har glemt at informere eller anmode WinKAS om visse specifikke funktioner, vi ønskede at have i systemet. Der er nogle funktioner, der kun anvendes én gang om året, men pludselig kan der opstå behov for dem,” forklarer Uffe Engsig.
”Migreringen af data forløb som lovet. Det tog kun få timer, og så var systemet oppe at køre. Mindre detaljer blev løst løbende, fx hvis visse funktioner ikke fungerede sammen. Alt blev løst hurtigt og tilfredsstillende.”
Når man sammenligner arbejdsprocesserne fra dengang, LandboUngdom anvendte WinKAS Pro, med nu, hvor man bruger WinKAS Air, er det lidt svært for foreningen at give et entydigt svar på, hvordan processerne har ændret sig, da det naturligvis tager tid at tilpasse sig et nyt system, og der er en indlæringskurve. Der gik også tid med at træffe beslutninger om, hvilken funktionalitet der skulle overføres fra Pro, og der var også nye funktioner i Air, der skulle udvikles. Men det generelle indtryk er, at man allerede nu har opnået en stor effektivisering i foreningen:
”Selvom vi kun har brugt WinKAS Air i 2½ måned, kan vi allerede se, at det har forenklet LandboUngdoms arbejdsprocesser. Dette kan vores bogholder også tydeligt mærke. Man får automatisk de nødvendige data, og det er meget mere intuitivt. Med et enkelt tryk på en knap får man de ønskede oplysninger,” tilføjer Uffe.
Når han bliver spurgt, hvilke funktioner i Air der er mest nyttige for LandboUngdom, er det især automatisering og søgefunktioner, der gør en forskel:
”Med WinKAS Air er det blevet markant nemmere at søge blandt medlemmer og finde de ønskede oplysninger på mange forskellige måder og på tværs af kategorier. Søgefunktionerne i WinKAS Air er blevet mere intuitive. Desuden er alle funktioner i regnskabssystemet også blevet mere automatiserede, hvilket gør det lettere at generere lister og få adgang til relevante oplysninger. Funktionerne til medlemsstyring og arrangementshåndtering er også blevet mere avancerede og brugervenlige. Vi kan tydeligt mærke, at det har gjort en positiv forskel for alle i foreningen – uanset om man arbejder med medlemsstyring, bogføring eller andre administrative opgaver.”
Når man skifter fra ét system til et andet, er det helt naturligt at have mange spørgsmål og behov for vejledning. Der kan være små detaljer, der fungerer lidt anderledes i Air. Medarbejderne hos LandboUngdom sætter stor pris på, at deres udfordringer bliver taget alvorligt og løst med det samme.
WinKAS-konsulenternes engagerede support og deres omfattende kendskab til foreningen var afgørende faktorer, der gjorde, at LandboUngdom ikke engang overvejede at skifte leverandør:
”Det har været utrolig gavnligt i denne proces, at vi nemt kan få fat i WinKAS-konsulenterne og ikke behøver at læse lange vejledninger eller se utallige videoer for at finde svar på små spørgsmål. Når vi ringer, får vi hjælp til det specifikke problem – og det har fungeret rigtig godt for os. Når vi kontakter supporten, bliver problemerne løst med det samme,” forklarer Uffe Engsig.
Ifølge sekretariatschefen er supportens kvalitet meget høj:
”Selv hvis man ikke får fat i den rette konsulent, ved man, at man bliver henvist til den rigtige person. WinKAS' supportteam arbejder også tæt sammen, så der ofte er to konsulenter, der sætter sig ind i problemet og giver en hurtig og effektiv løsning. Vores medarbejdere har også et godt kendskab til WinKAS-konsulenterne og ved, hvem der kan hjælpe med hvilke udfordringer. Dette har stor værdi for os, da det sikrer hurtige og gode løsninger. Selv når vi indimellem står over for frustrerende problemer, ved vi, at der er nogen i den anden ende, der hjælper og ser på det.
I hele samarbejdsprocessen har en hurtig og responsiv kommunikation været af afgørende betydning. Vi har aldrig følt os forladt. Johnny og hans team har altid været opmærksomme på, hvornår noget er virkelig vigtigt og kræver øjeblikkelig handling. Denne støtte er ikke en selvfølge, og det er derfor vigtigt at fremhæve den. Selvom både jeg og mine kolleger har modtaget billigere tilbud andre steder, er det supporten, der betyder mest, når det virkelig brænder på,” siger Uffe Engsig.
WinKAS' dybtgående kendskab til LandboUngdoms organisation og behov er også en stor fordel med hensyn til den fremtidige udvikling af IT-systemer:
”Ingen systemer kan klare alt, men WinKAS Air fungerer fejlfrit i forhold til regnskabsføring, opkrævning og medlemsstyring. Og muligheden for at udvikle og tilpasse systemet efter behov er en kæmpe fordel. Det er dog især support-delen, der adskiller WinKAS fra andre. Prisen spiller også en rolle, men i forhold til prisen er WinKAS også rimelig,” slutter samtalen med Uffe Engsig.
Vi hos WinKAS er også meget tilfredse med samarbejdet og synes, at det har været en spændende rejse. Vi er stolte over at have leveret et nyt system til en stor og kompleks forening, og vi sidder klar til at give al den support, foreningen har brug for i sit daglige arbejde.
Står din forening også med udfordringer ift. at digitalisere og automatisere arbejdsprocesserne? Eller bruger I et system, der endnu ikke er tilpasset den nye bogføringslov? Kontakt os allerede i dag for et inspirationsmøde, og bliv klogere på de mange spændende muligheder og funktioner, som vi kan tilbyde din forening.
Download casen her: https://assets-global.website-files.com/5f2c094dde7f8719c3834019/655b52df63feecd1a4615516_LandboUngdom-case.pdf
Over 250 tilfredse foreninger
Se også de andre cases her:
LandboUngdom, en forening med en næsten 100-årig historie, har formået at tilpasse sig og vokse med tiden. Med omkring 5200 medlemmer fordelt på 47 lokalforeninger landet over har de brug for en effektiv IT-løsning til at håndtere deres administrative arbejde og det stigende antal medlemmer.
Vi har haft lejlighed til at tale med Uffe Engsig, sekretariatschef hos LandboUngdom, om foreningens spændende digitaliseringsrejse: deres ønsker, behov, implementeringen af løsningen, fordelene og udfordringerne.
Uffe Engsig har været en del af foreningen i mere end to år. Med udgangspunkt i sine tidligere erfaringer i lignende foreninger og ungdomsorganisationer har Uffe i mange år været fortrolig med medlemssystemet WinKAS Pro og har dagligt anvendt det i sit arbejde.
For 2½ måned siden tog LandboUngdom dog springet og skiftede til WinKAS Air.
I denne case får du masser af inspiration til, hvordan WinKAS Air kan lette arbejdet for foreninger og åbne en verden af muligheder for digitalisering og automatisering. Opdag, hvordan LandboUngdom har navigeret gennem denne omfattende forandring og skabt et solidt fundament for deres fortsatte vækst og succes.
”Selvom vi kun har brugt WinKAS Air i 2½ måned, kan vi allerede se, at det har forenklet LandboUngdoms arbejdsprocesser. Dette kan vores bogholder også tydeligt mærke. Man får automatisk de nødvendige data, og det er meget mere intuitivt. Med et enkelt tryk på en knap får man de ønskede oplysninger.”
Uffe Engsig
Sekretariatschef hos LandboUngdom.
__________________________________________________________________
Foreningsverdenen er meget fragmenteret ift. størrelse, kompleksitet og behov, hvilket betyder, at der er mange forskellige krav, som et IT-system skal opfylde for at imødekomme alle.
Foreninger bruger IT-systemer til mange forskellige formål, herunder medlemshåndtering, opkrævning og bogføring. Der er en overflod af oplysninger, der skal håndteres, og store mængder af data, der skal deles på kryds og tværs samt fremlægges for revisorer. Digitalisering og automatisering fylder mere end nogensinde, og med indførelsen af den nye bogføringslov er det en uundgåelig proces for foreninger at tilpasse deres arbejdsgange til de nye krav.
Her kommer WinKAS Air og support til hjælp. Med mere end 20 års erfaring i foreningsverdenen har vi spillet en vigtig rolle i at digitalisere og effektivisere danske foreningers administrative arbejde. Vi tilpasser systemet til forskellige behov og sørger for, at vores løsning følger med det hastigt skiftende digitale landskab og relevante lovændringer.
_________________________________________________________________
LandboUngdom har sat sig nogle ambitiøse mål for digitalisering og automatisering af sine administrative arbejdsprocesser.
På den ene side ønsker LandboUngdom at skabe en brugeroplevelse, der er enkel og overskuelig for medlemmerne, så man kan imødekomme forskellige præferencer for tilmelding og kommunikation. Ved at tilbyde forskellige kanaler og metoder gør foreningen det let for medlemmerne at engagere sig og deltage aktivt.
Samtidigstræber LandboUngdom efter at lette arbejdsbyrden for sine konsulenter gennem digitalisering og automatisering af administrative opgaver. Ønsket var at implementere et værktøj, der er mere brugervenligt og intuitivt, hvilket vil gøre opkrævninger og bogføring mere effektivt og problemfrit for foreningens team af konsulenter.
I mange år har LandboUngdom benyttet sig af WinKAS Pro; et system, der imødekom foreningens behov med dets mange nyttige og skræddersyede funktioner. Som følge heraf var det ikke en øjeblikkelig beslutning at skifte til WinKAS Air. Dog er WinKAS Pro gradvist blevet en forældet løsning i takt med teknologiens udvikling.
”WinKAS Pro blev udviklet i en tid, hvor dokumenter primært blev sendt med posten og opbevaret i papirformat. Selvom WinKAS Pro havde alle de vigtige funktioner, som WinKAS Air tilbyder, er Air udviklet på en måde, der passer bedre til den moderne digitale verden med en række spændende nye funktioner,” forklarer Uffe Engsig.
”WinKAS Air er også meget mere mobil- og tabletvenligt, hvilket betyder, at man kan bruge det, når man er på farten – og det er en stor fordel,” siger sekretariatschefen.
Betalingsmetoder har også været en afgørende faktor for skiftet. MobilePay er en vigtig betalingsmetode i øjeblikket, som mange benytter, og den vil blive integreret i WinKAS Air inden længe.
Heldigvis var overgangen fra Pro til Air relativt problemfri, da mange af de tilpassede funktioner fra Pro blev overført til Air. Når vi spørger LandboUngdom om udfordringerne ved implementeringen, nævner de primært de interne processer og beslutninger:
”WinKAS Pro var et omfattende system, så det var en udfordring, at ikke alle medarbejdere i foreningen havde et fuldt overblik over, hvad de havde behov for at udvikle i WinKAS Air. Der var også gamle funktioner, der ikke længere var relevante. Derfor var det en fordel at rydde op i systemet.
Det er helt normalt at opleve disse udfordringer, når man opererer i den størrelse, vi gør. Der er mange beslutningstagere, og der skal træffes mange interne beslutninger. En udfordring har fx været, at vi har glemt at informere eller anmode WinKAS om visse specifikke funktioner, vi ønskede at have i systemet. Der er nogle funktioner, der kun anvendes én gang om året, men pludselig kan der opstå behov for dem,” forklarer Uffe Engsig.
”Migreringen af data forløb som lovet. Det tog kun få timer, og så var systemet oppe at køre. Mindre detaljer blev løst løbende, fx hvis visse funktioner ikke fungerede sammen. Alt blev løst hurtigt og tilfredsstillende.”
Når man sammenligner arbejdsprocesserne fra dengang, LandboUngdom anvendte WinKAS Pro, med nu, hvor man bruger WinKAS Air, er det lidt svært for foreningen at give et entydigt svar på, hvordan processerne har ændret sig, da det naturligvis tager tid at tilpasse sig et nyt system, og der er en indlæringskurve. Der gik også tid med at træffe beslutninger om, hvilken funktionalitet der skulle overføres fra Pro, og der var også nye funktioner i Air, der skulle udvikles. Men det generelle indtryk er, at man allerede nu har opnået en stor effektivisering i foreningen:
”Selvom vi kun har brugt WinKAS Air i 2½ måned, kan vi allerede se, at det har forenklet LandboUngdoms arbejdsprocesser. Dette kan vores bogholder også tydeligt mærke. Man får automatisk de nødvendige data, og det er meget mere intuitivt. Med et enkelt tryk på en knap får man de ønskede oplysninger,” tilføjer Uffe.
Når han bliver spurgt, hvilke funktioner i Air der er mest nyttige for LandboUngdom, er det især automatisering og søgefunktioner, der gør en forskel:
”Med WinKAS Air er det blevet markant nemmere at søge blandt medlemmer og finde de ønskede oplysninger på mange forskellige måder og på tværs af kategorier. Søgefunktionerne i WinKAS Air er blevet mere intuitive. Desuden er alle funktioner i regnskabssystemet også blevet mere automatiserede, hvilket gør det lettere at generere lister og få adgang til relevante oplysninger. Funktionerne til medlemsstyring og arrangementshåndtering er også blevet mere avancerede og brugervenlige. Vi kan tydeligt mærke, at det har gjort en positiv forskel for alle i foreningen – uanset om man arbejder med medlemsstyring, bogføring eller andre administrative opgaver.”
Når man skifter fra ét system til et andet, er det helt naturligt at have mange spørgsmål og behov for vejledning. Der kan være små detaljer, der fungerer lidt anderledes i Air. Medarbejderne hos LandboUngdom sætter stor pris på, at deres udfordringer bliver taget alvorligt og løst med det samme.
WinKAS-konsulenternes engagerede support og deres omfattende kendskab til foreningen var afgørende faktorer, der gjorde, at LandboUngdom ikke engang overvejede at skifte leverandør:
”Det har været utrolig gavnligt i denne proces, at vi nemt kan få fat i WinKAS-konsulenterne og ikke behøver at læse lange vejledninger eller se utallige videoer for at finde svar på små spørgsmål. Når vi ringer, får vi hjælp til det specifikke problem – og det har fungeret rigtig godt for os. Når vi kontakter supporten, bliver problemerne løst med det samme,” forklarer Uffe Engsig.
Ifølge sekretariatschefen er supportens kvalitet meget høj:
”Selv hvis man ikke får fat i den rette konsulent, ved man, at man bliver henvist til den rigtige person. WinKAS' supportteam arbejder også tæt sammen, så der ofte er to konsulenter, der sætter sig ind i problemet og giver en hurtig og effektiv løsning. Vores medarbejdere har også et godt kendskab til WinKAS-konsulenterne og ved, hvem der kan hjælpe med hvilke udfordringer. Dette har stor værdi for os, da det sikrer hurtige og gode løsninger. Selv når vi indimellem står over for frustrerende problemer, ved vi, at der er nogen i den anden ende, der hjælper og ser på det.
I hele samarbejdsprocessen har en hurtig og responsiv kommunikation været af afgørende betydning. Vi har aldrig følt os forladt. Johnny og hans team har altid været opmærksomme på, hvornår noget er virkelig vigtigt og kræver øjeblikkelig handling. Denne støtte er ikke en selvfølge, og det er derfor vigtigt at fremhæve den. Selvom både jeg og mine kolleger har modtaget billigere tilbud andre steder, er det supporten, der betyder mest, når det virkelig brænder på,” siger Uffe Engsig.
WinKAS' dybtgående kendskab til LandboUngdoms organisation og behov er også en stor fordel med hensyn til den fremtidige udvikling af IT-systemer:
”Ingen systemer kan klare alt, men WinKAS Air fungerer fejlfrit i forhold til regnskabsføring, opkrævning og medlemsstyring. Og muligheden for at udvikle og tilpasse systemet efter behov er en kæmpe fordel. Det er dog især support-delen, der adskiller WinKAS fra andre. Prisen spiller også en rolle, men i forhold til prisen er WinKAS også rimelig,” slutter samtalen med Uffe Engsig.
Vi hos WinKAS er også meget tilfredse med samarbejdet og synes, at det har været en spændende rejse. Vi er stolte over at have leveret et nyt system til en stor og kompleks forening, og vi sidder klar til at give al den support, foreningen har brug for i sit daglige arbejde.
Står din forening også med udfordringer ift. at digitalisere og automatisere arbejdsprocesserne? Eller bruger I et system, der endnu ikke er tilpasset den nye bogføringslov? Kontakt os allerede i dag for et inspirationsmøde, og bliv klogere på de mange spændende muligheder og funktioner, som vi kan tilbyde din forening.
Download casen her: https://assets-global.website-files.com/5f2c094dde7f8719c3834019/655b52df63feecd1a4615516_LandboUngdom-case.pdf
