Randi Nielsen har været bogholder hos Dansk ICYE i 30 år og har brugt WinKAS Pro i mere end 15 af dem. For to år siden skiftede Dansk ICYE til WinKAS Air. I denne case fortæller hun om sine erfaringer med bankmodulet i systemet.
Dansk ICYE er en frivilligdrevet nonprofit organisation, der arbejder med udveksling for unge mellem 18 og 30 år. Organisationen sender hvert år omkring 50 danske unge ud i verden på udveksling og frivilligt arbejde og modtager samtidig omkring 50 udenlandske volontører i Danmark. Med 500 til 700 medlemmer og blot otte ansatte på kontoret stiller det store krav til et effektivt og fleksibelt regnskabssystem.
Med bankafstemningsfunktionen i WinKAS Air kan bankposteringer hentes ind og afstemmes direkte med regnskabsposterne. Dermed slipper man for at indtaste eller sammenligne posteringerne manuelt én for én.
"Bankmodulet er en rigtig nyttig funktion for mig som bogholder,” siger Randi Nielsen. ”Det er meget lettere, end hvis jeg selv skal sidde og sammenligne posteringer og lede efter fejl."
Selvom hun stadig bruger sin udskrift fra banken som en ekstra sikkerhed, oplever hun, at automatiseringen gør en stor forskel:
Randi Nielsen påpeger dog, at processen kan være mere tidskrævende omkring månedsskiftet, hvor flere posteringer skal fordeles på forskellige konti.
Randi Nielsens vurdering er klar:
”Bankmodulet er en stor hjælp, når man som os løbende skal holde styr på mange posteringer og bankafstemninger. Ved mere komplekse behov - for eksempel når posteringer skal fordeles på flere konti - ser jeg fortsat et potentiale for videreudvikling. Men overordnet set har bankmodulet gjort bankafstemningen mærkbart lettere,” slutter Randi Nielsen.
Hos Dansk ICYE handler regnskabet ikke kun om medlemskontingenter. Organisationen har løbende mange udenlandske volontører i Danmark, som modtager lommepenge og får dækket udgifter til blandt andet transport og aktiviteter. Med op til 45-50 volontører om året, der løbende skal bogføres individuelt, er det afgørende, at systemet kan håndtere kompleksiteten.
"Det er en kæmpe fordel at kunne køre medlemsstyring, registrering og regnskab i samme system," forklarer Randi Nielsen. "Kolleger med ansvar for volontørerne kan gå ind og se, hvad der er registreret, og bilagene er vedhæftet direkte på posteringerne – hvilket giver et hurtigt og fyldestgørende overblik for alle i organisationen."
Systemets rollestyring betyder samtidig, at medarbejdere med ansvar for medlemsstyring samt bestyrelsen kan se regnskabstallene, uden at de kan ændre i dem – en detalje, som Randi fremhæver som et vigtigt plus i en organisation med flere ansatte og frivillige.
Randi Nielsen fremhæver supporten hos WinKAS som en af virksomhedens store styrker. Hun oplever, at hun hurtigt kan komme i kontakt med medarbejdere, der kender systemet indgående og kan hjælpe hende sikkert videre.
”Det er så rart at vide, at man hurtigt kan få fat i nogen, der ved, hvad de har med at gøre,” siger hun. ”Kombinationen af en grundig brugervejledning og muligheden for at ringe direkte til supportteamet betyder, at eventuelle udfordringer bliver løst hurtigt og trygt.”
